Spolupráca na projekte medzi zadávateľom a zhotoviteľom je to isté, ako keď máte vzťah so svojou polovičkou. Jeden bez druhého to nedáte. Vždy na to treba spoluprácu na oboch stranách súčasne. Práve preto si treba uvedomiť zodpovednosti ešte predtým, než vôbec začnete.

Po mnohých zrealizovaných webových projektoch som sa rozhodol spísať najčastejšie dôvody, kvôli ktorým spolupráce medzi agentúrami a klientmi nefungujú tak, ako by si oba subjekty priali. 

1. Rozdielne očakávania od spolupráce

Úprimnosť na začiatku spolupráce je jedna z investícií, ktorá vám môže zachrániť celý projekt. A dôležitá je na oboch stranách.

Množstvo obchodníkov má tendenciu na začiatku projektu nasľubovať klientovi hory-doly len preto, aby ho dostali do spolupráce. Problém nastáva vtedy, keď obchodník o všetkom, čo sa má realizovať, povie realizačnému tímu až po podpísaní kontraktu.

Máloktorý obchodník je na prvom meetingu úprimný natoľko, aby sa nielenže postavil do pozície oponenta (namiesto nezmyselného pritakávania), ale aby tiež po zistení dostatočných informácií o projekte vedel aj zhodnotiť, či sa daný projekt dá alebo nedá zrealizovať podľa očakávaní klienta.

Preto je dôležité, aby bol pri zrode spolupráce prítomný niekto, kto sa v danej problematike vyzná a vie klientovi vysvetliť celý proces realizácie.

V opačnom prípade sa môžu začať v strede projektu vynárať otázky, ktoré sa mali riešiť hneď na začiatku. Prirodzene, v dôsledku toho sa projekt výrazne posúva.

Veľkou chybou býva aj to, keď klient očakáva, že sa agentúra postará absolútne o všetko, zatiaľ čo on si len na konci mesiaca prečíta report. Takto to však nefunguje. Úspešný projekt si vyžaduje aktivitu na oboch stranách.

Zadefinovanie si hraníc a zodpovedností preto výrazne napomáha k zjednoteniu očakávaní. 

2. Nedostatočné zadanie

Aj keď je význam kvalitného zadania každému jasný, v realite sa naň často zabúda. Čím dokonalejšie a konkrétnejšie je však zadanie pripravené, tým efektívnejšie sa agentúre pracuje (bez zbytočných doplňujúcich otázok).
 

Zadanie pre Marketinger by mohlo obsahovať napríklad:

ciele a očakávania od projektu zo strany klienta

špecifikáciu projektu

ústne predstavenie projektu od klienta celému tímu, ktorý bude na projekte pracovať – ak je to potrebné, pokojne aj viackrát

materiály potrebné na realizáciu – môžu to byť napríklad fotky, texty, komunikačná stratégia alebo dizajn manuál

definovanie cieľovej skupiny – najlepšie tak, aby sa z podkladov dali vytvoriť persóny

prehliadku firmy, ohmatanie produktu, jednoducho čokoľvek, čo viac spojí realizačný tím s produktom či službou

Pokiaľ je to možné, klient by sa mal zoznámiť s celým tímom, ktorý bude na projekte pracovať.

Po zadaní projektu si treba zadefinovať projektového manažéra/komunikačnú osobu na oboch stranách.

Vyberajte zodpovedne, aby sa nestalo, že ho uprostred realizácie budete musieť meniť (čo sa v realite stáva dosť často). Niekedy sa dokonca zmena opakuje aj niekoľkokrát, čo projekt zbytočne naťahuje.

V mnohých prípadoch sa stáva tiež to, že na strane klienta je projektový manažér zároveň aj majiteľom firmy. No iba vo výnimočných prípadoch nastáva situácia, keď má majiteľ firmy na projekt dostatok času.

V dnešnej dobe pritom viete nájsť mnohých schopných projektových manažérov aj na voľnej nohe, ktorých môžete využiť ako nestrannú zodpovednú osobu pre váš projekt. Overte si však, či je odborníkom v danej oblasti.

Treba si totiž dať pozor na to, aby nebol iba prostredníkom, ktorý vám nič neuľahčí, ba naopak, pridá prácu naviac. Ak však dostatočne dôverujete jeho objektivite a váš produkt či služba mu je blízka, môže to realizáciu projektu výrazne zefektívniť.

3. Nesprávne plánovanie projektu

Správne plánovať projekt vedia najmä tí, ktorí majú dostatočné skúsenosti s každou jednou aktivitou v projekte. Vedia totiž, kde môže prísť k stagnácii a ako majú tento čas využiť.

Bohužiaľ, dostatočné skúsenosti sa kvantifikujú ťažko a to, či sú skutočne postačujúce, sa zistí až po zrealizovaní projektu.

Do plánovania prichádza veľmi veľa premenných, a to nielen tých, ktoré sú priamo späté s projektom. Ak sa nedostatočne odkomunikuje každému v tíme (spolu s klientom), aké dôležité je dodržanie deadlinu, môže sa stať, že sa kvôli jednému človeku posunie celý projekt.
 

Za časté dôvody stagnácie projektu v marketingu považujem nasledujúce prípady:
 

neujasnený počet kôl pripomienok – klient pripomienkuje v najhoršom prípade formou jeden email – jedna pripomienka.

veľký počet zapojených ľudí do projektu – pri najhoršom aj bez skúseností

nedostatočná autorita zodpovednej osoby na strane klienta

žiadny projektový manažér na strane klienta

zodpovedná osoba na strane klienta alebo dodávateľa si nevyhradila dostatok času na komunikáciu

dodávateľ neodhadol zložitosť projektu a nabral si viac roboty, ako dokáže zrealizovať za naplánovaný čas

cieľ projektu sa mení počas realizácie

• príležitostné situácie (napríklad zdravie, počasie či doprava)

Na plánovanie projektov, ktoré majú trvať viac ako dva až tri mesiace, osobne rád využívam Ganttov diagram.

Ten pekne ukáže, koľko máme priestoru na prípadnú stagnáciu a ako využiť tento čas na iné aktivity, ktoré stagnácia neovplyvňuje. Poprípade nám pomôže zmanažovať aj to, ktoré aktivity sa dajú robiť súbežne.

Príklad využívania Ganttovho diagramu na plánovanie.

Pre projektového manažéra je optimálne rozdeliť si plánovanie na dve časti. Jednu pre klienta a druhú pre realizačný tím.

Deadline pre klienta môže byť napríklad o cca 10 % neskôr v porovnaní s deadlinom pre realizačný tím. Ak tím stíha, klient dostane veci predčasne a bude spokojný.

Dajte si však pozor na to, aby realizačný tím nezistil deadliny pre klienta. Keby sa totiž ľudia v tíme dozvedeli o tom, že majú na prácu viac času, zdravý stres z blížiaceho sa deadlinu by nebol až taký motivačný, ako býva zvykom.

Keď sa projekt naplánuje zle a odkomunikované deadliny pre klienta sa neplnia, tlačí sa na termíny, tím je frustrovaný a snaží sa splniť niečo, čo v niektorých prípadoch ani nie je možné. A práve vtedy často prichádzame na to, že dostatočné skúsenosti zrejme neboli dostatočné.

Posledná rada v plánovaní, ktorá mi v tejto chvíli napadá, je nasledujúca – ak rátate s vaším dodávateľom aj do budúcna, čiže po zrealizovaní projektu, dajte mu o tom včas vedieť. Inak sa môže stať, že na vás už nebude mať čas.

4. Komunikácia

Bez dostatočne úprimnej, flexibilnej a zodpovednej komunikácie môže každý projekt úplne skončiť alebo sa zbytočne natiahnuť.

Základné pravidlo je, že fuckupy treba oznamovať čo najrýchlejšie a riešenia ešte rýchlejšie. Vždy je podstatné to, aby sa veci hýbali a aby bola každá strana stále dostatočne informovaná. Vymýšľanie si výhovoriek ešte nikdy nikomu nepomohlo.

Najlepšie, čo sa môže stať, je, keď sa stretnú projektoví manažéri na oboch stranách a chémia, priority a myšlienkové pochody sa spoja natoľko, že si po dobre odvedenej práci pokojne spolu zájdu na pivo. V tomto prípade je dôležité jedno, aby si aj naďalej vedeli byť navzájom čo najserióznejšími oponentmi.

Tieto dve veci nie je jednoduché skĺbiť, takže pozor na to. Pritakávajúcich “žvanilov” je na každom rohu dostatok.

Najlepší projektový manažéri sú flexibilné osobnosti, ktoré vedia postupovať dokonale objektívne a získavať informácie zo všetkých strán s cieľom dokončiť projekt v čo najvyššej kvalite aj za tú cenu, že niekedy bude treba buchnúť do stola.
 

Dbajte na kvalitu nielen pri vyberaní dodávateľa, ale aj pri voľbe projektového manažéra.

5. Subdodávatelia

Dávajte si pozor aj na to, či váš dodávateľ nebude delegovať niektoré časti práce externe z firmy. Ak sa tak stane, treba sa ubezpečiť, či tam nie je príliš veľa riskantných externých vplyvov, ktoré môžu ohroziť projekt.

V našom prostredí sa často stáva, že po dokončení projektu musí ďalší subjekt s vytvorenými materiálmi pracovať ďalej, ale, bohužiaľ, nedokáže to podľa našich predstáv. V našom prípade sa to týka napríklad dizajnu webstránky či dizajn manuálu.

V tomto prípade, je dôležité dohliadnuť preto tiež na to, aby bola každá jedna fáza projektu zrealizovaná čo najlepšie a s rovnakým cieľom, pretože vybrať si viacerých špecializovaných dodávateľov a očakávať, že každý jeden z nich pochopil účel projektu, dodá prácu spravenú na 100 % a ešte aj načas, si vyžaduje buď veľa šťastia, alebo energie. Dokonalá kooperácia medzi viacerými subjektami nastáva hlavne keď majú rovnaký cieľ a ťahajú za jedno lano. Hádzanie polien pod nohy nikomu nepomáha.

V niektorých prípadoch sa bez viacerých dodávateľov nezaobídete (napríklad pri grafike a tlači). Dajte si pozor najmä na správny výber a v niektorých prípadoch, ak majú dodávatelia spolupracovať, aj na ich kompatibilitu.

Aj v týchto prípadoch je nápomocný projektový manažér na strane klienta. Dohliada totiž nielen na každého dodávateľa, ale tiež komplexne na celý projekt.
 

Aké sú možné negatívne dôsledky zanedbaného projektového manažmentu?
 

Posúvanie deadlinov

Zvýšenie nákladov na oboch stranách

Frustrácia, ktorá v mnohých prípadoch vyústi do toho, že sa musí začať projekt alebo jeho fáza odznova u iného dodávateľa

Zníženie kvality z dôvodu zle nastavených deadlinov

Zrušenie realizácie projektu

Pár teplých slov na záver

Hoci som tu rozoberal prevažne projektový manažment pri strednodobých projektoch, netreba zabúdať, že aj pri tvorbe menších jednorazových aktivít (plagátu, interiéru detskej izby či záhrady) treba dodržiavať isté zásady.

Čím zodpovednejšie k projektu pristúpite na začiatku, tým lepšie bude prebiehať celá jeho realizácia.

Na koniec dodám, že všetky predchádzajúce tipy vychádzajú z mojich skúseností, ktoré som získal popri niekoľkoročnej realizácii projektov v marketingu.

Áno, zažil som veľa fuckupov, ale na každý sme našli riešenie. Pravdou však je, že nie každé riešenie sa skončilo obojstrannou spokojnosťou. Našťastie, také projekty napočítam len na prstoch dvoch rúk. No treba pripomenúť, že práve tie ma naučili najviac.

PS: Nezabudnite. Projekt bude úspešný len v prípade, keď si budú obe strany pomáhať. Ak by ste mali ísť do projektu s tým, že druhej strane nedôverujete, radšej choďte za niekým iným.